Közös Google naptár létrehozása az XL IDŐ szoftver vonatkozásában

Célja: a közös naptáron keresztül a dolgozók láthatják egymás távolléteit, mely az XL IDŐ szoftverben lett megigényelve és jóváhagyva.

1.lépés: Közös Google naptár létrehozása

Ehhez szükséges egy olyan Google fiók, melynek a naptárja közös naptárként funkcionál.

2.lépés: A naptár megosztása

Az első pontban említett Google naptárat meg kell osztani a dolgozókkal. Ezt azt alábbi módon lehet megtenni:

2.1. lépés: A közösen használt Google fiók naptárjába belépve (calendar.google.com) a saját naptárak alatt, a megosztani kívánt naptár neve melletti 3 pöttyre kell kattintani:

2.2. lépés: A három pöttyből lenyíló menüben a „Beállítások és megosztás” lehetőséget kell kiválasztani.

2.3. lépés: Itt a bal szélen a „Megosztva a következővel:” résznél lehet felvenni a munkavállalók Google felhasználóit. Fontos, hogy a személy Google felhasználó legyen (vagyis ….@gmail.com-ra végződjön az email címe), mert más email címmel (pl.: freemail, citromail stb.) nem lesz naptár amit összekapcsolhatna!

2.4. lépés: Miután felvettük az adott munkavállalót, emailben kapni fog róla egy értesítőt, melyben egy link segítségével hozzáadhatja a megosztott naptárat a saját naptáraihoz.
Sikeres megosztás után a fenti részen ellenőrizzük, hogy a felvett felhasználó jogosultsága „Események módosítása" opcióra van-e állítva. Amennyiben nem, állítsuk át erre.

2.5. lépés: Amennyiben a megosztott naptár nem a fiók fő naptára, úgy szükség lesz a naptár egyedi azonosítójára. Ezt ugyanezen menüpont alatt (3 pötty –> Beállítások és megosztás) bal szélen a „Naptár integrálása” lehetőségre kattintva, a Naptár-azonosító feliratnál találjuk meg.

3. lépés: Távollét felvitele közös naptárba

3.1. lépés: A Felhasználónak a saját Google fiókját (amit a közöshöz is hozzáadtak) társítania kell a saját XL IDŐ fiókjához.

Nézzük mit kell tennie ehhez az XL IDŐ szoftverben:
A Személyes adatok menüpontban a [Bejelentkezés Google-fiókba] gombra kell kattintani! A felugró ablakban a dolgozó Google fiókjával (amivel a közösbe is fel lett véve) be kell jelentkeznie és a „Google Naptár segítségével hozzáférhető összes naptár megtekintése, szerkesztése, megosztása és végleges törlése” részt bepipálva a [Tovább] gombbal össze kell kötnie az XL IDŐ felhasználóját a Google felhasználóval! Ezután a „Töltse fel a távollétet a Google Naptáramba” kapcsolót be kell kapcsolni és a beállításokat el kell menteni.

3.2. lépés: Amennyiben az előző pont megfelelően el lett végezve, úgy az XL IDŐ-ben a távolléti igény felvételekor megjelenik a „Megosztott Google Naptár e-mail címe” mező (ha nem jelenne meg, frissítse az oldalt).
Ebbe a mezőbe a közös naptár email címét vagy a 2.5. pontban leírtak alapján kinyert naptár-azonosítót megadva a közös naptárba történik a szinkronizáció. Elég egyszer megadni ezt a mezőt, a további távolléti kérelmeknél a rendszer már automatikusan ki fogja tölteni ezt a mezőt. 

A közös naptárba feltöltött távolléti kérelem minden - a közös naptárhoz hozzáadott - munkatárs számára látható lesz!