Költségfelosztás kezelése az XL IDŐ szoftverben
Az alábbi leírásban az XL IDŐ MAX csomagjában elérhető Költségfelosztás funkció működését ismertetjük. Meg fogjuk nézni a költségfelosztások létrehozását, csoportokhoz rendelését és azt is, hogyan rendelhető költségfelosztás a munkavállalók munkaidő adataihoz.
Költségfelosztás törzset a Speciális funkciók/ Költségfelosztás menüpontban lehet létrehozni akár importálással, akár manuális rögzítéssel.
1.) Költségfelosztás kategóriák és költséghelyek létrehozása
Először az egyes Kategóriákat kell létrehozni az erre szolgáló gombbal, majd utána az adott Kategóriára kattintva a tőle jobbra látható felületen lehet létrehozni a kategórián belüli költséghelyeket. Itt a költséghely kódját szükséges megadni és a megnevezését.
Fontos beállítási lehetőség még ezen a képernyőn az XL Bérhez kapcsolódó beállítás. Amennyiben XL Bér programot használ és benne költségfelosztást is, legyen az munkaszámos vagy főkönyvi számokra történő bontás, azt itt a kategóriánál szükséges megadni.
A már létrehozott kategóriákat és azok költséghelyeit a Műveletek oszlopban található Szerkesztés gomb segítségével lehet módosítani. A Kategóriáknál a kategória elnevezését és az XL Bérhez kapcsolódó beállítást módosíthatjuk, egy adott kategórián belüli Költséghelyeknél pedig a Szerkesztés gombbal a kód és a megnevezés módosítható.
Amelyik kategóriát éppen megtekintjük, annak elnevezése zöld színűvé válik, valamint a Műveletek oszlopban található Kategória tartalma elnevezésű ikon is világos színű lesz. Ezen kívül pedig a költséghelyek felsorolása felett mindig látható a felirat, hogy éppen melyik kategória tartalmát, részletezését látjuk.
A használaton kívüli kategóriákat és költséghelyeket az Inaktiválás gombbal lehet elrejteni és azokat újra aktívvá is lehet tenni az Inaktív kategóriák és Inaktív költséghelyek mutatása lehetőség bekapcsolásával és a Visszaállít gomb megnyomásával.
2.) Csoportok létrehozása és költséghelyekhez rendelése, a munkavállalók csoportokba sorolása
A Speciális funkciók/ Csoportok menüpontban lehet kialakítani a csoportokat az Új hozzáadása gomb használatával, ahol szükséges megadni a csoport nevét, valamint az adott csoporthoz hozzá lehet rendelni a költséghely kódokat is. Így egy adott csoportba besoroltmunkavállalókhoz a beállított kategóriákat és a beállított költséghelyeket lehet majd kiválasztani.
A munkavállalók kijelölését követően az egérrel a személyekre kattintva a "Fogd és húzd!" módszerrel lehet hozzárendelni őket a csoporthoz.
Ha csoportokat hozunk létre és a munkavállalókat a különböző csoportokhoz rendeljük, akkor így a Szűrés funkciónál lehetővé válik a csoportok szerinti szűrés is.
Természetesen a költségfelosztás használatához a csoportok létrehozása nem kötelező, ez csak egy lehetőség.
A munkavállaló munkaidejének költségfelosztását a Munkaidők kezelése/ Egyéni szerkesztés menüpontban lehet rögzíteni a Munkaidő nyilvántartás felületen, a Műveletek oszlopban található Költségfelosztás gomb segítségével.
A Költségfelosztás gomb csak abban az esetben kattintható, ha a nyilvántartás szerinti munkaidőadatok már feltöltésre kerültek. Ha a napi munkaidő felvitele megtörtént, piros gombként fog megjelenni, mint még fel nem osztott napi munkaidő.
A Költségfelosztás gombra kattintva megjelenik egy képernyő, ahol meg lehet adni a felosztani kívánt munkaidőt. A mennyiségi választó gomb megnyomásával lehet megváltoztatni a beviteli mezőt attól függően, hogy órákban vagy intervallumban szeretné rögzíteni a költséghelyre jutó munkaidőt. Ezt követően lehet kiválasztani, hogy mely költséghelyre ossza fel a program a munkaidőt. Beállítástól függően ugyanahhoz a sorhoz több kategória költséghelyei is kiválaszthatóak.
Ha a lista esetleg nagyon hosszú és emiatt nehézkessé válna a megfelelő költséghelyet kiválasztani, akkor a kis Keresés mezőben a kódot, vagy megnevezést be lehet gépelni, így leszűkül a találati lista.
Bekapcsolható, hogy az inaktív kategóriákat is láthassuk, valamint a csoportbeállításokat figyelmen kívül hagyva, akár az összes költséghelyet megjeleníthetjük.
Ha a munkaidőt többfelé kívánjuk szétbontani, akkor új sort az Új hozzáadása gombbal nyithatunk.
Egy másik lehetőség, hogy ha egy sor adataiból az adatok többsége a következő sorra is érvényes, akkor használhatjuk a Másolás gombot is és csak azt kell módosítani, ami más az előző sorhoz képest.
Ha egy adott sor felesleges, akkor a Törlés gombbal tudjuk eltávolítani.
A felviteli ablak alján megjelenik két információ, a Napi munkaidő, valamint a még felosztható munkaidő, melyekkel ellenőrizni lehet, hogy még hány óra osztható fel.
A program színkódok segítségével mutatja a következő felosztási tevékenységeket: a teljes munkaidő felosztásra került, csak részben, vagy még nem került felosztásra a napi munkaidő.
A költségek szerint felosztott munkaidők is másolhatóak, amikor a Műveletek oszlopban található Másolás gombot használjuk. A program ilyen esetben rákérdez, hogy a költségfelosztásokat is másolni szeretnénk-e.
3.) Kimutatások, lekérdezések készítése
A felosztott munkaidőről kimutatást is lehet készíteni a Kimutatások, nyomtatványok/ Havi költségfelosztás menüpontban.
Itt ki lehet választani, hogy mely kategória költségeit szeretné megnézni, valamint a költséghely esetén az is eldönthető, hogy az összes költséghelyet vagy csak egy költséghely adatait szeretné megtekinteni.
Az Exportálás funkció segítségével további lehetőségek állnak rendelkezésre. Itt ki lehet választani az összes kategóriát, de egyenként, tetszés szerinti kategóriákat is ki lehet jelölni, valamint választható, hogy a kinyert adatok külön munkalapokon jelenjenek meg vagy egy lapon. Ezen kívül itt is beállíthatjuk az inaktív költséghelyek mutatása opciót. Az adatok exportálását követően megtekinthető, hogy a munkavállalók egyes költséghelyeken hány óra munkát végeztek.