Kérdések&Válaszok

XL Idő - Kérdése és Válaszok

Kérdések & Válaszok

Kedves Érdeklődő,

jelen oldalon megtekintheti az XL-Idő szoftver használatával kapcsolatos leggyakrabban feltett kérdéseket, a kezdeti lépésektől egészen a belső funkciók működéséig. Amennyiben az Önben felmerült kérdésre mégse találja meg a választ, úgy bátran írjon nekünk és mi e-mailben megválaszoljuk azt.

Hogyan kell beregisztrálni és kinek az XL-Idő első használatánál?

Az XL-Idő munkaidő nyilvántartó úgy van felépítve, hogy egy személynek kell csak regisztrálni a felületen, ő lesz a fiókgazda, azaz az a felhasználó, aki minden olyan funkcióhoz hozzáfér, ami a választott díjcsomagban elérhető. Minden először beregisztráló a díjmentes csomagban fiókgazda jogosultságot kap, s amikor magasabb díjcsomagba lép akkor vihet fel további felhasználókat, illetve adhat belépési és egyéb jogosultságokat másoknak. A fiókgazda jogosultság az, amelyikkel az első céget, majd esetlegesen további cégeket lehet létrehozni ugyanezzel az egy regisztrációval.

Amennyiben valaki más is beregisztrál, akkor egy teljesen különálló regisztráció keletkezik. Kettő ilyen regisztráció nem vonható össze, tehát az a másik személy nem fog hozzáférni az általunk létrehozott adatainkhoz, cégeinkhez.

Regisztrálás után egy email érkezik, melynek megerősítésével indulhat a munka az XL-Időben.

Ha másvalaki is be akar lépni a munkaidő nyilvántartásba akkor kell-e neki regisztrálnia?

Nem kell regisztrálnia. Számára a fiókgazda jogosultsággal rendelkező felhasználó ad belépési jogosultságot. Lásd a

  • Hogyan kell beregisztrálni és kinek az XL-Idő első használatánál?

  • Hogyan lehet belépni annak, aki belépési jogosultságot kapott?

pontokat.

Mit lehet tenni, ha a regisztrációs email nem érkezett meg?

Regisztrációs email (nem érkezett meg)

    • Első körben érdemes frissíteni a levelező rendszerünket, vagy az üzenetek letöltése gombra kattintani, hogy megbizonyosodjunk, hogy minden beérkező levelünket letöltött az email kezelőnk. Ha még mindig nincs, akkor a következő lépés megnézni a spam mappában. Ha ott sincs, akkor a bejelenetes@xl-ido.hu e-mail címen lehet segítséget kérni.

Hogyan tudok munkavállalókat felvinni az XL-Időbe?
  • A munkavállalókat több módon lehet felvinni az XL-Időbe.
  • Importálással, mely lehetőséget ad egyszerre több dolgozó rögzítésére és egyesével is mindez lehetséges a következő menüpontokban: Munkavállalók és munkaidők kezelése / Munkavállalói törzsadatok
Hogyan lehet belépési jogosultságot adni másoknak?
  • Munkavállalók és munkaidők kezelése / Munkavállalói törzsadatok menüpontban azoknak a személyeknek, akik törzsadatai fel vannak rögzítve, tehát munkavállalóként szerepelnek az XL-Időben.

  • Beállítások / Cégek kezelése menüpontban olyan személyeknek adhatunk jogosultságokat, akiket nem akarunk, hogy megjelenjenek a törzsadatokban, például HR-es munkatárs, de külsős, nem pedig saját alkalmazottunkról van szó, mégis szükséges, hogy hozzáférjen bizonyos funkciókhoz.

Hogyan lehet belépni annak, aki belépési jogosultságot kapott?

Első belépés kapott jogosultsággal (nem beregisztrálással)

Mindenki aki rendelkezik belépési jogosultsággal adott céghez vagy cégekhez, amikor belépési jogosultságot adott neki a fiókgazda vagy egyéb arra jogosult felhasználó, akkor egy emailt kap melynek megerősítésével elkezdheti a belépési folyamatot. Új jelszó igénylésével megadhatja az általa továbbiakban használni kívánt jelszavát, s ezzel fog tudni belépni mindaddig, amíg meg nem változtatja, vagy el nem felejti és új jelszót nem kér.

Mit csináljak, ha a bérprogramba nem mennek át az XL-Időből az adatok?

Az XL-Idő direkt kapcsolatban van olyan bérprogramokkal, amelyeket erre felkészítettek. Ez azt jelenti, hogy a bérprogramba egy gomb megnyomásával megérkeznek az adott havi munkaidő adatok az XL-Időből. Ha ez valami miatt nem működne, akkor egyrészt érdemes ezt jelezni, a bejelenetes@xl-ido.hu e-mail címen és akkor kollégáink segítenek a probléma megoldásában.

Amely bérprogramokat nem készítették fel közvetlen adatkapcsolatra, azok számára van egy másik módja az adatok átjuttatásának a bérprogram felé. Az XL-Időből exportálással ugyanis kinyerhető egy olyan fájl, amely kifejezetten bérprogramok számára készül, speciális kódolásokat tartalmaz, mely emberi olvasásra nem alkalmas. Ez a fájl beolvasható az adott bérprogramba, ha az rendelkezik munkaidő adat import funkcióval. Ez a funkció a

  • Kimutatások / Export bérprogramok felé menüpontban található.

Minden hónapban kell külön beosztási sablont készíteni vagy egy sablont lehet használni több hónapon keresztül?

Ugyanaz a havi beosztási sablon minden (következő) hónapban is tölthető, sőt előre ki lehet tölteni az adott évben, illetve amint megnyílik a következő év, akkor ott is. Tehát nem kell külön sablon, de minden hónapra ki kell tölteni a sablont a következő havi beosztással az XL-Időben.

Új távollét kérés esetén ki kap értesítést?

Amennyiben a dolgozó magának igényli a távolléteit, úgy a csoportja vezetője, adminisztrátora, valamint a HR-es és a fiókgazda is kap róla értesítést az XL – Idő kezdő oldalán az értesítéseknél, illetve e-mailben is, ha ez a beállítás engedélyezve van.

Amennyiben adminisztrátori jogosultsággal (amikor nem a dolgozó igényli, hanem az adminisztrátorok dolgoznak az XL-Időben így szabadság igények leadását is ők végzik, illetve végezhetik) készül az igény akkor is érkezik értesítés.

Csoportvezetők látják-e a beosztottak dokumentumait?

Nem, csak a HR és fiókgazda jogosultságú felhasználó látja, és természetesen maga a dolgozó a számára feltöltött dokumentumokat, illetve amiket ő töltött fel.

Van-e lehetőség, arra, hogy a munkavállaló csak a távolléteit igényelhesse, de jelenlétét ne vezesse csak megnézhesse azokat?

Igen, van ilyen lehetőség. Ez opcionális funkció, hogy a dolgozó vezesse a ledolgozott óráit, azaz a jelenléti ívét.
Ezt egyedileg lehet minden munkavállalónál beállítani, a

  • Munkavállalók és munkaidők kezelése / Munkavállalói törzsadatok menüpont alatt a jogviszony szerkesztési gomb segítségével az egyéb fülön.

A munkavállaló visszamenőleg módosíthatja a nyilvántartását, azaz a berögzített ledolgozott munkaidejét?

Igen, van ilyen lehetőség. Ez opcionális funkció, hogy a munkavállalónak van vagy nincs jogosultsága visszamenőlegesen rögzíteni, vagy változtatni a nyilvántartását azaz a ledolgozott munkaóráit.
Ezt egyedileg lehet minden munkavállalónál beállítani, a

  • Munkavállalók és munkaidők kezelése / Munkavállalói törzsadatok menüpont alatt a jogviszony szerkesztési gomb segítségével az egyéb fülön.

A munkavállaló módosíthatja-e a beosztását?

A munkavállaló is módosíthatja a beosztást, amennyiben kapott erre felhatalmazást az XL-Időben, hiszen ez egy választható funkció, illetve ha ő az aki a beosztásokat egyébként is készíti és ő maga is egy dolgozó.

Ez választható a

  • Munkavállalók és munkaidők kezelése / Munkavállalói törzsadatok menüpont alatt a jogviszony szerkesztési gomb segítségével az egyéb fülön.

Csoportvezető módosíthatja-e a beosztást, jelenléti ívet, más néven nyilvántartást az XL-Időben?

Ez beállítás kérdése. Lehetősége van a csoportvezetőnek beírni és módosítani is a nyilvántartást, amennyiben erre kapott jogosultságot.

Kell-e távollétre beosztást készíteni?

Igen, különben nulla lesz a távolléti órája a munkavállalónak.

Adhatnak-e új jelszót az XL-Idő tanácsadói?

Nem, a tanácsadók nem ismerhetik a felhasználók jelszavát. Új jelszó igényelhető, amit a belépés után meg kell változtatni.

Mi az a nyilvántartás?

Az a tény, hogy mikor dolgozott a munkavállaló valójában, mikor vette fel a munkát, mikor fejezte be és esetlegesen mikor volt szüneten. Ez az az információ, ami a jelenléti íven szokott rajta lenni.
Ez általában a beosztás szerint történik, de ez eltérhet és akkor például keletkezhet beosztástól eltérő túlóra. Az esetleges túlórát kompenzálni is lehet, ezt nevezik a köznyelvben lecsúsztatásnak, amikor például később ér be a munkavállaló, de azt a késést ledolgozza úgy, hogy tovább marad bent a nap végén.
Ezt maga a dolgozó is vezetheti, beírással, pontos méréssel akár tevékenységenként is külön (költségfelosztás) vagy belépőkártya leolvasással, illetve van amikor a munkaadó részéről történik a valós munkavégzés idejének rögzítése, akár a felettes vagy adminisztrátor stb. által.

  • A dolgozó az XL-Időben akkor tudja magának vezetni, ha kapott ehhez jogosultságot, úgy a Nyilvántartásom menüpontban.

Amennyiben a munkaadó részéről történik a munkával töltött idő rögzítése, akkor azt

  • csoportosan naponként a

    • Munkavállalók és munkaidők kezelése / Csoportos nyilvántartás szerkesztése menüben

  • egyénileg a

    • Munkavállalók és munkaidő kezelése / Munkaidők / Nyilvántartás menüpontban tehető meg.

Erről különféle kimutatást készíthet a munkáltató az XL-Időben, sőt excelbe is ki tudja exportálni, amit utána már könnyen a saját ízlése szerint formál és további riportokat készíthet belőle. Erre a

  • Kimutatások menüpontban van lehetősége.

Mit értünk beosztás alatt?

A munkavállalónak tudnia kell, hogy mi az elvárt tőle, hogy mikor van a pontos munkaideje. Ezt a beosztásában kell rögzíteni, amit a dolgozó meg tud tekinteni és aszerint fog dolgozni. Ez az ő munkarendjének a terve.
Többféle beosztás adható, a cég profiljától függően, általános munkarend szerinti, kötetlen, több műszakos, egyenlőtlen stb.
Az XL-Időben a beosztást többféle módon lehet beírni, egyedileg és csoportosan is a következő menüpontokban:

  • Beosztási sablonok (heti minták vagy havi sablonok segítségével, melyeket hozzá lehet rendelni a munkavállalókhoz)

  • Beosztás szerkesztése (minden munkavállaló látható, heti mintákat lehet másolni változatosan hetekre és munkavállalókra egyaránt)

  • Munkavállalók és munkaidők kezelése / Munkaidők / Beosztás (egyedi beosztás készíthető munkavállalónként mindenkinek vagy a már hozzárendelt beosztási sablonok, minták felülírhatóak akár naponként)

Milyen böngészőben használható az XL-Idő az optimális működéshez?

Az alábbi böngészőkkel kompatibilis az XL-Idő:

• Firefox
• Chrome
• további Chrome alapú böngészők (pl: Opera)