Akár a dolgozó, amennyiben van belépési jogosultsága, akár a HR asszisztens, aki az adminisztratív munkában segíti a HR vezetőt, könnyedén felviheti a munkavállaló által megtervezett szabadság igényeket, amennyiben megvan, előre az egész évre.

A HR részleg ekkor az összes dolgozó távolléti igényét egyetlen helyen is megtekintheti, ráadásul területekre, szervezeti egységekre, esetleg csoportokra bontva. Így jól látható, hogy van-e olyan időszak, amikor azonos területről többen szeretnének szabadságra menni, amiből kiderül, hogy mely dolgozókkal kell átbeszélni és átszervezni a távolléteket az akadálytalan működés, termelés érdekében és azután jóváhagyni az így módosított igényeket.

A jóváhagyás után ezek a napok vagy órák, a nyilvántartás módjától függően, felhasznált szabadságkeretként jelennek meg így pontosan látszik, hogy hány nap, vagy éppen óra, még nem lett beütemezve idénre. Ez különösen fontos lehet a karácsonyi, és egyéb ünnepi, iskola szüneti időszakokban vagy a nyaralási szezonok idején.

Előfordul azonban, hogy nem tervezett szabadságok, esetleg betegségek netalán tán felmondások miatt átszervezést igényel a munka elosztása egy-egy projektben, műszakban stb., melynek feltétele, hogy a beosztást és a lehetséges helyetteseket egy helyen láthassuk, hogy a munkamenet folyamatos maradjon bármilyen személyzeti kihívásokkal is kell szembenéznie egy HR és/vagy területi vezetőnek.