A munkaidő-nyilvántartása alapvető törvényi elvárás a munkaügyi dokumentumok között, mégis nagyon kevés az egyértelmű rendelkezés a helyes vezetés és alkalmazás módját illetően.

A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is. A rendkívüli munkaidő az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető.

Az ellenőrzések minden alkalommal kérik a munkaidő-nyilvántartást. Amennyiben munkaidőkeret van alkalmazásban akkor különös figyelmet kell fordítanunk arra, hogy a teljes időszak nyilvántartása rendelkezésre álljon, mert csak így lehet megállapítani, hogy teljesültek e a munkaidő beosztásra, munkaidőre, pihenőidőkre és egyéb előírásokra vonatkozó szabályok betartása az adott időszak egészében.

Fontos hogy a hatósági, a munkáltatói és a munkavállalói oldalról is bármikor elérhető és ellenőrizhető legyen a nyilvántartás. Ha a munkáltató vezeti akkor lássa és ellenőrizhesse a dolgozónk a nyilvántartott munkaidejét, ha pedig a munkavállaló vezeti akkor a munkáltatónak kell tudni ellenőrizni a nyilvántartás helyességét és naprakészségét.