Fontos hogy a hatósági, a munkáltatói és a munkavállalói oldalról is bármikor elérhető és ellenőrizhető legyen a nyilvántartás. Ha a munkáltató vezeti akkor lássa és ellenőrizhesse a dolgozónk a nyilvántartott munkaidejét, ha pedig a munkavállaló vezeti akkor a munkáltatónak kell tudni ellenőrizni a nyilvántartás helyességét és naprakészségét.

A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is. A rendkívüli munkaidő az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető.

Amennyiben egy cég nem rendelkezik XL IDŐ online szoftverrel, akkor vagy papíron tartja még nyilván a jelenléti íveket, vagy excel táblában, amelyek talán megfelelnek a munkaügyi ellenőrzések alkalmával, de nem elégségesek ahhoz, hogy a dolgozók úgy érezzék, hogy a cég korszerűen gondoskodik róluk a munkaidejükkel, szabadságaikkal, és a velük való kommunikációval kapcsolatban. Ráadásul XL IDŐ nélkül a havi munkaidő adatokat bérszámfejtés előtt kézi adatfeldolgozással viszik be a bérprogramba.

Ha a cég megfelelő XL IDŐ rendszert használ a munkaidő nyilvántartására, akkor a dolgozók maguk is kezelhetik munkaidő adataikat az interneten keresztül, a dolgozó akár már az orvosi rendelőben jelezheti, hogy betegszabadságon lesz, a HR-es pedig elkészítheti a dolgozók munkaidő beosztását úgy, hogy még a munkaidőkeret szabályainak is megfelelhet. A munkavállalók szabadságot kérhetnek anélkül, hogy bemennének a cég munkaügyi osztályára. Mindez azonban csak rövid ízelítő mindabból az előnyből, amit az XL IDŐ használata eredményez.